Publicaties: Computer   Samenvoegen Titel: Samenvoegen Ondertitel: Combineer correspondentie en databases Auteur(s): Mr. Sander Schroevers Genre: Communicatie, Computervaardigheden, Corresponderen NUR: 801, SUBNUR 151 Taal: Nederlands Uitgever: Kluwer BV Verschijning: 2005 ISBN: ISBN 9-013-02504-8 Pagina's: 67 Uitvoering: Paperback Illustraties: Zwart-wit Overig: Imprint Management Support Bestellen ? Deze titel is te bestellen in de reguliere boekhandels of is direct verkrijgbaar via Managementboek. Klikt u voor de (vrijblijvende) informatie- en bestelpagina op de volgende hyperlink: bestelpagina Samenvatting Samenvoegen (of mailmergen) is zeer praktisch wanneer u hetzelfde document aan een grote groep geadresseerden wilt sturen, maar het top onderdelen toch persoonlijk wilt maken. Dat doet u door het koppelen van een document aan een database. Het is duidelijk dat dit enorm veel tijd kan schelen. Tevens kunt u de bijbehorende enveloppen of stickers printen. Nog fraaier zijn de mogelijkheden naar fax en e-mail. Nooit meer wachten tot de ingesprektoon van de fax voorbij is. Op dergelijke momenten bent u toch een muizenbeetje vergenoegd met alle digitalisering, die maar verandert. Inhoudsopgave Inhoud Voorwoord Inleiding Basiskennis Samenvoegen Brieven samenvoegen In Word 2002 Brieven samenvoegen in Word 97/2000 Etiketten samenvoegen in Word 2002 Etiketten samenvoegen in Word 97/2000 Enveloppen samenvoegen In Word 2002 Enveloppen samenvoegen in Word 97/2000 E-mailen en faxen Mailen via Outlook 2002 Mailen via Word 97 Overzicht van sneltoetsen Faxen Virtueel faxen Excel en Outlook Automatisch gepersonaliseerde mailing Over de auteur Handige sneltoetsen in Outlook Actie Sneltoets Een e-mailbericht openen CTRL+SHIFT+M Het adresboek openen CTRL+SHIFT+B Overschakelen naar Postvak IN CTRL+SHIFT+I Overschakelen naar Postvak UIT CTRL+SHIFT+O Een e-mailbericht, contactpersoon, agenda-item of taak verwijderen CTRL+D Een woord verwijderen CTRL+BACKSPACE Virtueel faxen Het klinkt inderdaad wat wonderlijk, maar met name als ik in het buitenland ben, zou ik het soms liefkozend wel virtuoos faxen willen noemen. Want met virtueel faxen (e-faxen) stuur je in feite een e-mailbericht naar een faxmachine. Om dat te bereiken moet je het faxnummer verwerken in het e-mailadres. Hoe precies, is afhankelijk van de aanbieder. Het is eigenlijk weinig werk. Het komt neer op een extra kolom in je database en een beltegoed aanschaffen. De meeste aanbieders ondersteunen allerlei bestandsformaten: Word, Excel, pdf etc. Wanneer je zo'n document als attachment meezendt, maakt de server daar een afbeelding van en die afbeelding wordt gefaxt naar het faxnummer, dat je in het e-mailadres hebt verwerkt. Het is tevens mogelijk om faxen te versturen aan mensen die geen fax hebben, dan kunnen de ontvangers een kleine viewer gebruiken om attachments in te zien. Maar is gewoon e-mailen dan niet eigenlijk simpeler? Virtueel faxen kent een aantal voordelen: namelijk minder kosten (onderhoud, toner, extra telefoonlijn of start-up kosten) en je ontvang de verzendrapporten gewoon in je mail. Daarnaast heb je een veel kleiner papieren archief. Sterker nog, je hebt bij sommige aanbieders ook nog een extra on-line archief (faxmailbox) staan. Ga in de webbrowser naar Internet en log in met je faxnummer en wachtwoord, en je ziet de ontvangen faxen netjes op een rij staan. Kun je ook 'virtueel samenvoegen'? Ja, de meeste aanbieders hebben ook een dienst, die (meestal) Broadcast fax heet. Daarmee kun je het samenvoegen (geautomatiseerd) laten uitvoeren op de servers van de aanbieder. In dat geval mail je behalve het samenvoegdocument natuurlijk ook een database mee. Dergelijke bedrijven werken vrijwel allemaal met een PrePaid systeem. In het algemeen betaal je $ 25,= beltegoed en eenmalige setup-kosten van $ 10,=, doorgaans per credit-card transactie. Voor het faxen in Noord-Amerika rekent men 7 dollarcent en voor de Benelux 18 dollarcent per (succesvol verzonden) fax. Dat laatste is natuurlijk iets meer dan het lokale tarief. De genoemde prijzen zijn al enkele jaren op dit niveau. Het kost natuurlijk enige tijd om een dergelijke werkwijze onder de knie te krijgen, maar voor die management-ondersteuners die veel (internationaal) moeten faxen, is de investering qua tijd en geld snel terugverdiend. Inleiding Samenvoegen (of mailmergen) is zeer praktisch wanneer je hetzelfde document aan een grote groep geadresseerden wilt sturen, maar het op onderdelen toch persoonlijk wilt aanpassen. Dat doe je door het koppelen van een document aan een database (bijvoorbeeld een bestand met namen en adressen). Door in het document op allerlei plekken 'persoonlijke' gegevens te vervangen door codes, kunnen op zo'n plek de gegevens uit de database worden afgedrukt. Het is duidelijk dat dit enorm veel tijd kan schelen. Tevens kun je dan ook de bijbehorende enveloppen of stikkers printen. Als het één enkele envelop betreft, pak ik zelf gewoon altijd een pen, maar voor mailings is enveloppen of etiketten printen gewoon een uitkomst. Nog fraaier zijn de mogelijkheden naar fax en e-mail. Nooit meer wachten tot de inkt droog is, of de ingesprektoon van de fax voorbij. Op dergelijke momenten ben je toch een muizenbeetje vergenoegd met alle digitalisering, die maar verandert. Omdat je met samenvoegen vanuit één enkele database werkt, verklein je de kans op fouten aanmerkelijk. Allerlei handige brieven kun je nu steeds opnieuw inzetten Mede daarom treffen abonnees op Secretaresse Assistent op de site allerlei bruikbare brieven aan, kant-en-klaar met geprogrammeerde samenvoegcodes. De voorbeelddatabase hebben we gemaakt in MS Excel. Dat is omdat dit programma standaard in MS Office zit, en zodoende door iedereen benut kan worden. Maar op zich kunnen alle gegevens eenvoudig in MS Access of een ander programma geïmporteerd worden. Om deze Wijzer ook richting toekomst enige boekenkastwaarde te laten behouden, behandelen we steeds eerst de werkwijze van het programma MS Word 2002, en wordt per hoofdstuk nog even kort aangegeven hoe oudere versies van het programma daarvan verschillen. Waarschijnlijk zijn met de komst van Wordversie 2003, dat gebaseerd is op XML, databaseachtige acties nog makkelijker uit te voeren. 'Time will tell'… Tot die tijd kun je jezelf alvast wat voorbereiden met of zonder computer. Want dit boekje is door de beeldschermafbeeldingen en schrijfwijze ook uitstekend thuis of in de trein te lezen. Succes gewenst! [Terug bovenzijde] Alle rechten voorbehouden. [Gebruiksvoorwaarden] [Privacyverklaring] © 2006 Schroevers.